Как да напишете подробно задание за изработка на уебсайт

Когато дойде време да направите уебсайта си, подробното задание за неговата изработка е вашата пътна карта към успеха.

Какво представлява заданието за изработка на уебсайт?

Заданието за изработка на уебсайт е документ, който очертава целите, изискванията и ограниченията на вашия проект. Той позволява на потенциалния доставчик на уеб услуги да установи дали е подходящ за проекта и какви ще бъдат сроковете и бюджетът на проекта.

Накратко, подробното задание:

• Дава яснота за обхвата на проекта
• Спестява време за намиране на подходящи потенциални изпълнители
• Намалява вероятността от скъпоструващи предположения

Основни точки на заданието

1. Представете обща информация за вашата организация
2. Опишете проблемите, които решавате
3. Разкажете за вашата целева аудитория
4. Включете анализ на конкурентите
5. Очертайте обхвата и функционалностите на уебсайта
6. Очертайте отговорностите на проекта
7. Уточнете как ще измервате успеха
8. Включете правни и технически изисквания
9. Опишете времевия график на проекта, хората за контакт и изискванията към изпълнителя

Нека навлезем в подробностите.

1. Представете обща информация за вашата организация

В много задания се забравя да се включи основна информация за бизнеса или организацията. Макар че е полезно да включите връзки към всички съществуващи офлайн/онлайн маркетингови материали и активности, бърз преглед на вашата организация е изключително полезен на етапа на изготвяне на заданието.

Започнете заданието с информация като:

• Кога е създадена вашата организация? Къде оперирате? Какви са основните продукти или услуги, които предлагате?
• Разкажете за вашата ДНК. С какво сте известни? Каква е вашата визия и мисия? С какво се отличавате от конкурентите си?
• Какво е основното послание, което искате да предаде вашият уебсайт? Ако имате съществуваща стратегия за съдържание, включете тук основните послания от тази стратегия.

2. Опишете проблемите, които решавате

След като потенциалният изпълнител знае кои сте и какво представлявате, е време да му разкажете повече за основния бизнес проблем, който искате да реши вашият уебсайт.

Ако изграждате нов сайт, изпълнителят иска да знае:

• Надявате ли се уебсайтът да стимулира продажбите? Да изгради разпознаваемост на марката? Да генерира потенциални клиенти?
• Каква бизнес функция ще подпомага уебсайтът чрез своето съществуване?

Ако обновявате съществуващ сайт, какви са основните причини за това?

• Остарял ли е съществуващият сайт? Има ли проблеми с посещаемостта или задържането на клиентите? Трябва ли да бъде освежен, за да отразява актуализираната идентичност на марката?
• Кои са основните недостатъци, които потребителите са описали в настоящия уебсайт?
• Кои са основните плюсове и минуси в настоящото ви онлайн присъствие?
• Има ли съществуващи процеси (като например фактуриране, анализиране и управление на съдържанието), които могат да бъдат оптимизирани или подобрени?

Ето примери за основни бизнес цели на даден сайт:

• Да помогне за повишаване на популярността на фирмата в областите [X]
• Отразяване на актуализираното послание на марката [X]
• Да съобщи за нашите експертни познания и опит в [X]
• Да се класираме заедно с нашите конкуренти, но да се отличаваме по отношение на [X]
• Да привлечем [X] висококачествени месечни потенциални клиенти
• Увеличаване на обхвата на запитванията от [X] тип клиенти
• Увеличаване на абонаментите
• Увеличаване на онлайн продажбите на продукти/услуги
• Привличане на най-добрите нови служители
• Изграждане на общност от [X]
• Изграждане и укрепване на нашата мрежа от [X]
• Да служим като център за свързване на [X] с [Y]
• Консолидиране на съществуващите канали за съдържание в [X]
• Оптимизиране на съществуващите процеси (като онлайн управление на продажбите и фактуриране)
• Повишаване на ефективността в областите на [X]

3. Разкажете за вашата целева аудитория

За да създаде уебсайт, който отговаря на вашите цели, изпълнителят трябва да се запознае с вашата целева аудитория. По-конкретно би искал да знае:

• Как изглежда типичният ви клиент?
• В кои сектори и географски райони оперират те?
• Какви са основните проблеми, които се опитват да решат, когато се възползват от вашите услуги?
• Аудиторията ви сегментирана ли е на специфични групи с различни нужди (например клиенти, бъдещи служители, медии)?
• Коя дейност на онлайн потребителите бихте определили като „успех“?

Примери за „успех“ могат да бъдат:

• Закупуване на продукт/ абонамент
• Регистриране за бюлетин
• Свързване с член на вашия екип
• Регистриране за събития/ уебинари
• Попълване на формуляр за запитване/ регистрация/ оферта

4. Включете анализ на конкурентите

Включете списък с 5 преки конкурента и 5 най-популярни конкурента. Анализът на конкурентите може да разкрие пазарните пропуски, неудовлетворените нужди на клиентите и областите, в които можете да отличите бизнеса си чрез вашия уебсайт.

Ако е възможно, включете списък с конкурентните сайтове, които харесвате и такива, които не ви допадат.

5. Очертайте обхвата и функционалностите на уебсайта

След като вече имате пълна представа за това какво правите, коя е вашата аудитория и какво искате да постигнете, е време да се потопите в детайлите на бъдещия си уебсайт. Това е същинската част на заданието, тъй като тук се разглеждат техническите и творческите възможности.

Предоставете план на навигационната структура на бъдещия ви уебсайт.

След това избройте основните функционалности, които трябва да бъдат разработени. Ето един примерен списък на потенциалните функционалности:

• Регистрация и влизане на потребителя
• Интерфейс за управление на членовете
• Ресурси, достъпни само за членовете
• Платформа за електронна търговия и онлайн фактуриране
• Платформа за блогове или новини
• Събития и онлайн резервации
• Помощен център
• Портал за свободни работни места
• Функционалност за търсене
• Формуляри за контакт или други онлайн формуляри
• PDF конвертор
• Интерактивна карта
• Интеграция на социални медии
• Многоезичност

Ако е възможно, включете кратко описание на всяка функционалност с линкове към сходни примери за референция. Информацията е сила, така че подходящите примери никога няма да са излишни.

6. Очертайте отговорностите по проекта

Кой какво ще прави, докато работите заедно с изпълнителя по този проект? Време е да очертаете отговорностите по проекта:

• Проектиране: Има ли фирмата ви съществуващи насоки за марката, които определят подходящия подход по отношение на шрифтовете, цветовете и изображенията или те трябва да бъдат изготвени като част от проекта? Имате ли други материали за брандиране (брошури, ръководства), с които сайтът трябва да се свърже?
• Съдържание: Вие ли ще пишете съдържанието на уебсайта или очаквате външен изпълнител да предостави копирайтинг услуги? Нуждаете ли се от помощ при редактирането и коригирането на съдържанието?
• Изображения: Разполагате ли с готов снимков материал за проекта или проектът изисква фотографски услуги по поръчка? Предвиждате ли в проекта да се използват снимки/илюстрации от онлайн платформи, предлагащи изображения за сваляне?
• Преводи: Ако сайтът е многоезичен, нуждаете ли се от услугите на агенция за преводи или ще предоставите целия преведен текст?
• Маркетинг след пускането на сайта: Какви са плановете ви за маркетинг на уебсайта след стартирането му (например PPC, маркетинг в социалните медии, имейл маркетинг) и имате ли нужда от помощ за маркетинговите усилия след стартирането му?
• Актуализации на съдържанието след пускането на сайта: Нуждаете ли се от помощ при управлението на съдържанието на уебсайта във времето или разполагате със собствен екип, който ще отговаря за актуализациите на съдържанието на сайта след стартирането му?

7. Уточнете как ще измервате успеха

Представете си: вашият чисто нов уебсайт е готов и работи. Той е бърз, удобен за ползване и богат на функции. Но дали решава проблемите, които сте формулирали още в началото на своето задание? Няма как да разберете това без тестване.

Затова е добре да разгледате въпросите, свързани с показателите за успех, още на етапа на подготовка на проекта. Ето примери, които може да вземете предвид:

• Показатели за използване на Google Analytics
• Брой абонати и тяхното използване на сайта
• Месечно увеличение на броя на потенциалните клиенти
• Обхват на регистрациите за събития
• Обхват на абонаментите за бюлетин
• Класиране на уебсайта в сравнение с конкурентите в проучване сред клиентите след стартирането му
• Отзиви от клиенти по време на представянето на проекта
• Отзиви от потенциални кандидати за работа
• Отразяване на компанията в пресата
• Признание от външни организации и награди в бранша
• Икономии на разходи, постигнати в резултат на конкретни онлайн функции

В идеалния случай показателите, използвани за измерване на успеха на вашия сайт, трябва да бъдат „SMART“: specific (конкретни), measurable (измерими), attainable (постижими), relevant (релевантни) и time-bound (обвързани със срокове).

8. Включете правни и технически изисквания

Ето няколко въпроса, които да ви накарат да се замислите преди да изпратите заданието към изпълнителя:

• Трябва ли сайтът да отговаря на изискванията за достъпност на WCAG или ADA?
• Трябва ли да отговаря на разпоредбите на ЕС за бисквитките и на GDPR?
• Трябва ли да отговаря на местното данъчно законодателство?
• Има ли конкретна платформа, с която трябва да се свърже? Имате ли предпочитана CMS?
• Имате ли предпочитана платформа за плащане, когато става въпрос за онлайн продажби?
• Трябва ли определени функции на сайта да се интегрират със съществуваща CRM или счетоводна платформа?
• Сайтът изисква ли API интеграция със софтуери на трети страни?
• Какви са изискванията ви за хостинг и имате ли съществуващ хостинг доставчик?

9. Опишете времевия график на проекта, хората за контакт и изискванията към изпълнителя

За заключителната част на вашето задание уведомете изпълнителя кога трябва да бъде завършен проектът, колко души ще участват и какво търсите в бъдещия изпълнител.

Очертайте сроковете на проекта:

• Коя е крайната дата за подаване на офертата?
• Колко време ще ви отнеме разглеждането на предложението и до коя дата възнамерявате да изберете конкретен изпълнител?
• Коя е планираната дата за стартиране на проекта?
• Имате ли планирана дата за пускане на уебсайта? Трябва ли проектът да бъде разделен на конкретни фази?

Разкажете за вашия екип:

• Колко лица, вземащи решения, ще участват в проекта?
• Проектът ще има ли няколко лица за контакт или ще бъде ръководен само от един служител от вашата фирма?
• Кое е лицето за контакт за въпроси, свързани със заданието на проекта?

Опишете вашите изисквания към изпълнителя:

• Какво търсите в един уеб разработчик?
• Какви умения и опит трябва да демонстрира?
• Кои аспекти на офертата са най-важни за вас?